Bano Diop ist eine erfahrener Eventmanager und Podcast Host „Eventmanagement“. Im Interview mit Artist Relations Manager Stefan Lohmann berichtet er über seine aktuellen Aufgaben als Eventmanager und seine Sichtweise auf seinen Beruf – auch in Hinsicht auf das Thema nachhaltige Veranstaltungen.
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Interview mit Eventmanager Bano Diop
Stefan: Du bist Eventmanager – wie würdest du den allgemeinen Aufgabenbereich eines Eventmanagers beschreiben?
Bano: Der Eventmanager ist in meinen Augen die Schnittstelle zwischen Kunde und allen Beteiligten Gewerken. Dazu gehören Dienstleistern, die im Laufe der Organisation einer Veranstaltung benötigt werden, zu buchen und zu instruieren sind.
Ein Eventmanager lässt sich je nach Kundenwunsch flexibel einsetzen. Die Einsatzmöglichkeiten reichen von der Konzepterstellung über Optimierung bis hin zur Vor-Ort Betreuung einer laufenden Produktion. Der Eventmanager fungiert oftmals auch als Mediator zwischen den unterschiedlichen Parteien. Dabei erstellt er lösungsorientierte Ansätze um die Herausforderungen gemeinsam zu lösen.
Stefan: Welche Aufgaben übernimmst du Hauptsächlich bei Veranstaltungen?
Bano: Zu meinen Kerntätigkeiten gehören vor allem die Konzepterstellung für Veranstaltungen und Optimierung von bestehenden Event-Konzepten. Ich begleite aber auch bei der Vor-Ort Durchführung und liefere die entsprechende Beratung.
Mittlerweile liegt mein Fokus besonders darauf Consulting Dienstleistungen anzubieten. Ich helfe Kunden, Ihre optimale Zielgruppe zu finden und Ihr Eventkonzept dahingehend zu optimieren. Wer versucht alle Menschen gleichzeitig anzusprechen erreicht am Ende niemanden. Mithilfe einer qualifizierten Zielgruppendefinition werden Hoffnungen und Leidenschaften in einem maßgeschneidertes Konzept bewusst angesprochen.
Stefan: Welche Ausbildung hast du gemacht und bist du zufrieden mit diesem Weg? Oder würdest du dich heute anders entscheiden?
Bano: Ich habe bei einer Marketing- Agentur eine duale Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann gemacht. Schon sehr früh wurde mir sehr viel Verantwortung übertragen. Im Vergleich zu anderen Azubis lernte ich dadurch früh viele praxisrelevante Dinge. Ich bin heute davon überzeugt, dass die Ausbildung im richtigen Betrieb eine der schnellsten Wege in die Eventbranche ist. Der Praxisbezug zu Dienstleistern, Gewerken und Kunden lässt Auszubildende früh wissen, welche Kompetenzen in der späteren Karriere weiter auszubauen sind. Mit einem Studium kann das natürlich auch erreicht werden. Dennoch ist am Ende die Kombination aus Theorie und Praxis der Beste Weg.
Stefan: Welche weiteren Ausbildungsmöglichkeiten sind dir bekannt?
Bano:
- Veranstaltungstechniker
- Studium Eventmarketing/ Eventmanagement
- Veranstaltungsfachwirt
- Veranstaltungstechnik – Meister etc.
Stefan: Burn Out Gefahr, Überarbeitung, fehlender Schichtdienst, Erwartungsdruck – alles Themen, die im Eventbereich nicht unüblich sind. Welche Schwierigkeiten siehst du in Deinem Beruf und wie lässt sich das deiner Meinung nach beheben?
Bano: Die vielfältigen Aufgaben, die es im Eventbereich gibt, führen schnell zu einem Überangebot von zu erfüllenden Aufgaben und Gesprächen kommen. Besonders stressig wird es in Kombination mit knappen Timings. Darüber hinaus kann die Konstellation an Dienstleistern und Zulieferern eine kritische Phase einläuten. Da es oftmals nur den einen Termin für die Veranstaltung gibt, heißt es Zähne zusammenbeißen und weitermachen. Selbst unter Umständen, wie Erkältungen und Übermüdung. Dies kann zu ganz weitreichenden Problemen führen. Wichtig ist, dass trotz aller Erfolge auf seinen eigenen Körper gehört wird und früh genug auf Signale reagiert. In meiner Vergangenheit war ich in der Hinsicht ziemlich rücksichtslos. Selbst mit einer Bronchitis arbeitete ich weiter, nahm Medikamente und glaubte an die Genesung „on the fly“. Die Quittung bekam ich ziemlich schnell: ich tappte in die Burnout Falle. Es kostete mich fast zwölf Monate meiner Lebenszeit, aus dieser Thematik herauszufinden. Ich habe daraus sehr viel gelernt. Es ist nicht empfehlenswert, diesen schweren Weg aufgrund von Rücksichtslosigkeit zu sich selbst einzuschlagen.
Zweiter wichtiger Tipp, es lohnt sich bewusste Pausen einzulegen um Abstand zu gewinnen. So kommen Geist und Körper auch wieder runter. Wer unter ständigem Stress „leidet“, der gewöhnt sich daran und braucht ihn um funktionieren zu können. Ob das sinnvoll ist erspare ich mir an der Stelle.
Dritter Tipp an dieser Stelle: Speziell als viel beschäftigter Mensch auch mal abzuschalten. Im Zuge unserer Projekte müssen wir oftmals an Alternative A, B, und C sowie alle Eventualitäten denken. Sport und Yoga sind tolle Möglichkeiten, seine ständigen Gedanken und Lösungen ruhen zu lassen.
Viele Eventmanager*innen erledigen lieber alle Aufgaben selbst, um sie richtig und korrekt nach Ihren Ansprüchen perfekt zu erfüllen. Dies kann auf Dauer nicht funktionieren. Es lohnt sich delegieren zu lernen. Bei allen Tätigkeiten sollte überlegt werden, ob Aufgaben abgegeben werden können. Kann ein Teammitglied oder ein externen Dienstleister etwas übernehmen? Hierbei ist das Wichtigste sich eine Systematik zu überlegen. Dafür lässt sich ein Briefing anfertigen, das gut aufgearbeitet ist. Dieses sollte jeder verstehen, auch wenn die Person nicht im Projekt oder Thema steckt.
Stefan: Welchen neuen Herausforderungen müssen sich Eventmanager bzw. du dich aktuell durch die schnelle Digitalisierung in der Corona Krise stellen?
Eventmanager Bano Diop: Ich sehe die Krise zum Teil auch als große Chance. Viele von uns sind speziell gegen Februar, März schon sehr im Tagesgeschäft eingespannt. Da bleibt kaum Zeit sich mit seiner beruflichen Weiterentwicklung zu beschäftigen. Bin ich auf dem richtigem Wege? Ist mein Personal Branding das Richtige? Wie schaut aktuell meine Kundenansprache aus? Dieses und mehr lässt sich in der jetzigen Situation durchdenken und neue Schritte lassen sich gehen. In meinen Augen spielt es eine wichtige Rolle nicht nur „Durchführer“ zu sein. Mittlerweile findest du mit online verfügbaren Materialien genügend Ansätze das nächste Sommerfest oder den nächsten Workshop selbst zu organisieren. Somit werden künftig viele Kunden ihre Projekte selbst umsetzen. Du solltest lieber deine Expertise, dein Wissen aus den letzten 15 oder 12.000 Events nutzen um die Erlebnisse deiner Kunden zu optimieren. Du bist der Experte. Es gilt sich mit der Digitalisierung weiterzuentwickeln. Wie werden Events fortan beworben? Wie funktioniert Online-Marketing? Welche Plattformen und Medien gibt es, die für meine Kunden und deren Zielgruppen an Relevanz gewinnen könnten? Es wird künftig nicht mehr ausreichen eine tolle Location für seine Kunden herauszusuchen. Kenntnisse im Bereich Onlinemarketing und Ideen für Contentmarketing verschmelzen immer mehr mit der Eventexpertise. Menschen wollen Erlebnisse dargestellt bekommen, sowohl online als auch offline.
Stefan: Welche Chancen siehst du durch die Digitalisierung und virtuellen Events?
Bano: Aufgrund der Krise gewinnen virtuelle Events an Visibilität und Bekanntheit. Es gibt sie schon länger und bislang glaubten nur wenige „eingefleischte“ Eventler daran. Ein Event müsse mit allen Sinnen wahrgenommen werden und es sollte sich vor Ort Netzwerken lassen. Das sehe ich ähnlich, jedoch kann es praktisch sein, Inhalte in Form eines digitalen Events weiterzugeben. Sie lassen sich kombiniert nutzen um hybride Events zu gestalten. Ein erfolgreiches virtuelles Event sollte in meinen Augen noch Detailreicher geplant sein, als viele Menschen derzeit denken. Selbst bei größeren kostenpflichtigen Events sehe ich noch immer, dass die Produktionen und Aufnahmen nicht die entsprechende Wertigkeit besitzen. Damit entsprechen sie nicht den Erwartungen der Zielgruppe. Hier gibt es auf jeden Fall in Zukunft die Chance noch viele spannende Formate zu erleben und mitzugestalten.
Dank der längst überfälligen Digitalisierung im Eventbereich finden wir ein aufgeklärtes Feld an Entscheidern. Früher waren Kennenlerngespräche mit langen Fahrten verbunden. Heute gibt es ein deutlich größeres Verständnis, Termine virtuell als Videocall abzuhalten. Das macht es für uns deutlich einfacher und effizienter. Auch die Möglichkeiten Präsentationen online abzuhalten war vorher ein No-Go. Die gesamte Körpersprache sollte zum Ausdruck gebracht werden.
Stefan: Im Interview sprachst du an, dass du eine Entwicklung vernimmst, dass Firmen ihre Eventabteilungen ausbauen. Dabei mehr Aufgaben von ihrer Abteilung übernehmen. Kannst du Beispiele nennen, welche Aufgaben Eventabteilungen vermehrt selbst übernehmen und welche die Firmen weiterhin outsourcen?
Eventmanager Bano Diop: Wie zuvor erwähnt, viele Unternehmen müssen mittlerweile Ihre Budgets bewusst einsetzen. Rechercheaufgaben sowie Konzepterstellungen werden oftmals an Azubis, Praktikanten sowie dem Office-Management übergeben. Dies hat wiederum mehrere Nebeneffekte: Zum einen fühlen sich die Mitarbeiter von ihren täglichen Arbeiten abgelenkt. Die Freiheit sowie Mitgestaltung führen oftmals zu einem motivierteren Team. Jedoch ist dabei zu beachten, dass es oftmals an Fachkenntnissen mangelt. Das Wissen wird sodann im Team oder dank der Locations oder Eventmanager hinzugezogen. Im Endeffekt lernen die Abteilungen dadurch oftmals viel hinzu. Anhand des Beispiels des Firmensommerfestes oder Partner- und Kundenveranstaltungen konnte ich das oft wahrnehmen.
Stefan: Wie schätzt du die Lage bezüglich des Verhaltens von Firmen in Bezug auf die Planung zukünftiger Events ein? Wird es mehr virtuelle Events geben, steigt die Auftragslage in dem Bereich oder warten die Firmen eher ab?
Bano: Kleinere Unternehmen werden versuchen offline Events zu veranstalten. Größere Unternehmen werden sich auf Zahlen, Daten und Fakten verlassen. Zielerreichung mit Rücksicht auf Budget. Dies ist mittels Onlinemarketing mittlerweile gut möglich. Viele vergessen dabei, dass Events und nachhaltige Präsentation dann gut funktionieren, wenn Teilnehmende das Erlebnis über alle Sinne wahrnehmen. In Sachen Budget und Verhandlungen sollte immer im Auge behalten werden, dass ein virtuelles Event geringe Kosten aufweist. Entscheiden sich Firmen gegen ein Offline Event sparen sie Ausgaben für Location, Personal, Anreise und Unterbringung. Dies sollte bei Präsentationen und Konzepten im Hinterkopf bewahrt werden. Vielleicht lassen sich bei ähnlichen Kosten auch hybride Events realisieren.
Stefan: Ich bin der Meinung, das Firmen und Eventagenturen sich der Herausforderung von virtuellen Events jetzt stellen sollten und ausprobieren sollten. Die jetzige Lernkurve ist sehr steil und Events werden nach Corona komplett anders aussehen. Das Gelernte aus virtuellen Events verschwindet nicht wieder. Es wird weiterhin Teil von Hybriden Events sein – Was denkst du darüber?
Bano: Sehe ich genauso. Speziell im Hinblick auf volle Terminkalender und die nachhaltigere Strategie Gäste von zu Hause aus zu inkludieren. Einiges an Content wird in Kombination mit dem offline Networking besser funktionieren werden. Vor Allem bezogen darauf, wie wir uns den typischen Smalltalk vorstellen. Zu einem virtuellen Event kommen alle Teilnehmer auf eine ähnliche Weise. Bei einem offline Event hat haben die Gäste deutlich mehr Möglichkeiten mit Teilnehmern „zufällig“ ins Gespräch zu kommen. Es lässt sich erkennen, wann ein Smalltalk der avisierten Zielperson gut passen könnte und wann nicht.
Stefan: Ich beschäftige mich sehr mit dem Thema Nachhaltigkeit und nachhaltige Veranstaltungen. Wie siehst du die Entwicklung als Eventmanager, der im Endeffekt die Wünsche der Auftraggeber umsetzt. Gehört Nachhaltigkeit zu den Wünschen der Firmen. Ist das Thema bei den Firmen angekommen?
Bano: Absolut! In meinen Augen ist es der nächste Meilenstein mit dem sich Eventmanager etablieren sollte. Mit einem fundierten Fachwissen und Lösungen, die nachhaltig sind kann seinem Kunden ein deutlich wertigeres Konzept geboten werden. Viele Agenturen setzen sich auch erst mit dem Thema auseinander. Eine nachhaltige Wertschöpfungskette wird für Mittelständler immer wichtiger und teilweise sogar Grundvorraussetzung, da interne Policies es erfordern. Es ist die Zukunft sich mit diesem Thema ausreichend zu beschäftigen.
Mein Eindruck ist, dass bei Vielen das Wissen fehlt, dass Veranstaltungen sich tatsächlich nachhaltig umsetzen lassen. Und damit nicht automatisch Mehrkosten einher gehen.
Stefan: Was ist dein Eindruck wie Firmen und Eventagenturen zu dem Thema stehen?
Bano: Aufgrund von einem starken Tagesgeschäft und zu wenig „einfachen“ Möglichkeiten haben Agenturen immer noch einen großen Nachholbedarf. Oftmals fängt es damit an, dass das Verständnis für die Begrifflichkeit „Nachhaltigkeit“ mit ökologisch verwechselt wird. Wie weitreichend Nachhaltigkeit sein kann, dass haben wir in unserer gemeinsamen Podcast Episode besprochen. Das Thema wird jetzt langsam erst Kundenrelevant und daher stellen sich jetzt erst die Eventagenturen darauf ein. Da es ein sehr umfangreiches Thema sein kann herrscht viel Aufklärungsbedarf und Unwissen. Es wird Zeit dies zu ändern.
Stefan: Was müsste deiner Meinung nach geschehen, damit sich alle Veranstaltungen nachhaltig umsetzen lassen? Das es als Chance verstanden wird, Events mit positiven Impact auf Natur, Gesellschaft, und jeden Gast zu gestalten? Sind schärfere Gesetzte die Antwort oder schafft es die Branche in Eigenverantwortung?
Bano: Firmen müssen umdenken. Dahingehend, dass jede Veranstaltung neben der KPI auch einen Impact auf die lokale Umwelt, sowie Gesellschaft hinterlassen sollte. Aus welchem Grund sollten Events umweltschädlich sein? Nahezu jedes Detail eines umfangreichen Events wird akribisch geplant und durchdacht. Wieso wird in Puncto Nachhaltigkeit alles ignoriert und seinem Schicksal überlassen?
Ein Großteil der Gesellschaft hat während der Krise gelernt, dass Dienstleistungen, Produkte und Vor-Ort Events anders betrachtet werden müssen. Wir sehen, wie wertvoll unsere Zeit ist und wie schnell sich eine Situation verändern kann. Wir lernen, wie vergänglich unsere Erde, alle Rohstoffe und unsere Gesundheit sind. Es wird für viele Menschen immer wichtiger, Produkte mit gutem Gewissen zu kaufen oder zu nutzen. Ein nachhaltiges Event kann vielen Teilnehmern ein besseres Gefühl bescheren. Ich bin sogar der Meinung, dass mittels der Nachhaltigkeit Veranstaltungen noch besser bewerben werden können.
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Stefan Lohmann ist ein Hamburger Talent Buyer und Artist Relations Manager. Zu seinem Leistungsportfolio gehören außer der Künstlervermittlung auch die Erstellung von umfassenden Live Entertainment Konzepten für Konzerte, Festivals und Events. Mit seinem Live Entertainment Network an Künstlern und Kreativen vertritt er außerdem marktführende Showproduktionen im Entertainment Bereich Aerial Shows, Drohnen Shows, Video Projection Mapping, Tanzshows … „Was es auf dem Markt nicht gibt, das kreieren wir für unsere Kunden“, sagt Stefan Lohmann über seine Firmenphilosophie.
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Stefan Lohmann – Talent Buyer & Booking Agent
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