Digitale Lösungen für eine virtuelle Hauptversammlung
Was funktioniert wirklich und was nicht?
Live Entertainment Experte Stefan Lohmann im Interview mit Sven Fenger (Director Sales & Marketing) von MediaEvent Services über Digitale Lösungen für eine virtuelle Hauptversammlung.
Was bietet Media Event Services für virtuelle Hauptversammlungen?
Sven Fenger: MediaEvent Services ist seit 1999 professioneller Provider für Webcast-Lösungen unter Verwendung der erstklassigen, inhouse entwickelten Enterprise Webcast-Plattform SlideSync. Egal ob Self- oder Managed Service – die SlideSync Webcast Plattform bietet die nötige Technologie für: Mitarbeiterinformation +1.000 Teilnehmern, Krisenkommunikation, Presse- oder Investor Relation Konferenzen wie Quartalskonferenzen, Hauptversammlungen oder Bilanzpressekonferenzen bis hin zu Produktpräsentationen. Darüberhinaus bietet MES auch begleitende Services (professionelles AV Equipment, User Training, Post Production) an.
Digitale Hauptversammlungen – virtuelle Events
Stefan Lohmann: Sie haben unter anderem die virtuellen Hauptversammlungen so unterschiedliche Firmen wie SAT1/Pro7 und Lufthansa gemacht.
Was ist ihr Hinweise bzw. Tipps aus dieser vielseitigen Erfahrung?
Sven Fenger: MES hat in 2020 bisher über 30 virtuelle Hauptversammlungen wie z.B. Deutsche Lufthansa, E.ON, ProSiebenSat1, Stada, Fraport durchgeführt.
- Deutlich geringerer Koordinationsaufwand im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen
- Kostenaufwand für kleine Gesellschaften oft größer, für größere Gesellschaften deutlich geringer
- Mehr Interaktionsmöglichkeiten oder „Entertainment“ wünschenswert um Shareholder zu begeistern
- Höhere Teilnehmerquoten als bei reinen Präsenzveranstaltungen möglich
Stefan Lohmann: Worauf muss man bei digitalen Hauptversammlungen besonders achten?
Sven Fenger:
- Redundanz: Systeme müssen redundant abgesichert sein, um das Ausfallrisiko zu minimieren
- Skalierung: Plattformen müssen entsprechend der erwartenden Last skalieren
- Sicherheit: Teilnehmerauthentifizierung und -authentisierung muss durchgängig gewährleistet sein
- Qualität: Bild und Ton muss klar verständlich sein
- Schnittstellen: digitale Systeme (z.B. Registerführer, Webcast-Plattform) müssen kompatibel sein und miteinander verknüpft werden
Stefan Lohmann: Es gibt diverse rechtliche Besonderheiten beim Einladungsverfahren, bei Wahlen und der Sicherheit bei Hauptversammlungen.
Welche Schwierigkeiten und Besonderheiten gibt es und welche Lösungen bieten Sie dafür an?
Sven Fenger: Aktuell obliegt das Einladungsverfahren bei den Unternehmen und Registerführern, sprich auch die entsprechende Authentifizierung wurde über die Registerführern durchgeführt. Auch die Abstimmungen erfolgten im Vorfeld oder über die Registerführer wie ADEUS, Computershare, Link Market Services oder Better Orange.
Stefan Lohmann: Der Versuch Events 1zu1 ins Internet zu kopieren ist gescheitert. Was funktioniert wirklich und was nicht bei online Events?
Sven Fenger: Was funktioniert?
- Flexibilität: Online Events bieten die Möglichkeit, Teilnehmern flexibel, kurzfristig und verteilt eine Teilnahme zu ermöglichen
- Interaktion/Fragen: Die Anonymität/Nicht-Sichtbarkeit senkt die Hemmschwelle ab, Fragen an Protagonisten zu stellen
- Abstimmungen: einfacher und schneller durchführbar
- Aufzeichnungen: Events sind direkt auch für Nicht-Live-Teilnehmer verfügbar
Was nicht funktioniert?
- Gruppendynamik
- Networking
- Catering
Stefan Lohmann: Ich erstelle Live Entertainment Konzepte für Veranstaltungen und buche Stars, Showacts, Moderator*innen, Keynote Speaker.
Bei den Live Streamings ist auch eine andere Art des Entertainments und eine andere Art der Moderation gefragt.
Die Aufmerksamkeit und Sehgewohnheiten am Bildschirm sind anders. Was sind Ihre Erfahrungen?
Worauf muss geachtet werden beim Ablaufplan/Regieplan? Welche Zeitfenster funktionieren für welche Inhalte?
Sven Fenger: Aufmerksamkeit ist hier das wichtige Stichwort. Frühere Studien zeigten, dass bei klassischen Telefonkonferenzen die Aufmerksamkeit (je nach Thema) bereits nach 20 Minuten nachgelassen hat. Wenn man gleichzeitig Folien präsentiert hat, dann stieg diese auf 45 Minuten. Mit Video auf 60 Minuten, und als man Interaktionsmöglichkeiten wie Fragerunden oder Umfragen eingebunden hat, dann z.T. auch über 90 Minuten. Wichtig bei Video ist ein möglicher Bildwechsel, das bedeutet mit mindestens 2-3 Kameras zu arbeiten. Auch sollten Pausen eingeplant werden, allerdings diese anders als Präsenzveranstaltungen, sollten sie um einiges kürzer sein. ~15 Minuten, aber auch wir haben festgestellt, dass Rhetorik sowie Entertainment wichtig ist, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen und keine „Langeweile“ aufkommen zu lassen.“ Knackiger“ und abwechslungsreicher Ablauf ohne erschöpfend lange Monologe, keine oder kürzere Pausen (ggf. häufiger).
Stefan Lohmann: Wie muss ich mir eine Pause Vorstellen bei einer virtuellen Hauptversammlung?
Sven Fenger: Pausen sollten generell kurz sein und ggf. als Dialogfenster mit Protagonisten genutzt werden (Meet the Speaker).
Stefan Lohmann: Sie bieten diverse Pakete und digitale Lösungen, wie man eine Hauptversammlung umsetzen kann. Aber bei einer Hauptversammlung braucht es
diverse Kameras und Bildregie etc als Grundvorraussetzung oder funktioniert das auch in einer kleinen Variante?
Sven Fenger: Ja, kleinere Varianten sind sogar notwendig. Kleinere Gesellschaften bedienen andere Zielgruppen, haben weniger Aktionäre und andere Ansprüche an den Inhalt. Damit verbunden sind kleinere Locations und eine oft kürzere Dauer die einen entsprechend geringeren Aufwand (technisch und personell) mit sich bringen.
Stefan Lohmann: Was sind die groben technischen Grundvorraussetzungen und in welchem Kostenrahmen bewegt man sich bei einer online Hauptversammlung?
Sven Fenger: Technische Grundvoraussetzungen sind: Stabile redundante Internetanbindung oder Sat-Uplink, geeignete Räumlichkeiten, Webcast-Plattform, ggf. Authentifizierungsmöglichkeiten nach gesetztlichen Vorgaben (Registerführer oder analoges Aktienregister). Der Kostenrahmen orientiert sich stark an der Größe der Hauptversammlung.
Stefan Lohmann: Welche interaktive Teilnahme Möglichkeiten gibt es generell für die Zuschauer von online Events und haben sich bewährt? Bzw. Was ist jeweils zu beachten?
Sven Fenger:
- Q&A mit Bewertung der eingehenden Fragen durch Teilnehmer (Pre/Live)
- Chat
- Abstimmungen
- Call-In (Video Call-In)
Im Zusammenhang mit virtuellen Hauptversammlungen wurden keine dieser vielfältigen Optionen genutzt. Grund: fehlender zeilticher Vorlauf, um diese Optionen zu planen und mit dem rechtlichen Rahmen in Einklang zu bringen.
Stefan Lohmann: Welche Vernetzungsmöglichkeiten und Austauschmöglichkeiten gibt es haben sich bewährt und was ist zu beachten?
Sven Fenger: Die Nutzung von Chat oder sozialen Netzwerken wäre eine grundsätzliche Option.
Stefan Lohmann: Welche Tipps und Tricks können Sie mit auf den Weg geben für die Planung einer online Hauptversammlung?
Sven Fenger:
- Mehr „Infotainment“ und Interaktion ermöglichen um Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten
- Für Konzeption und Koordination ggf. externe Partner konsultieren (z.B. Agenturen)
- Expertise bündeln, Anzahl der beteiligten Dienstleister/Parteien reduzieren
Grundsätzliche Vorteile einer virtuellen Hauptversammlung
- Kosteneinsparungen
- Kürzerer Planungszeitraum
- Zeitersparnis für Teilnehmer (keine Anreise)
- Höhere Reichweite (geographisch/Anzahl Teilnehmer)
- Geringere Teilnahmehürden
Grundsätzliche Vorteile einer Hauptversammlung als Präsenzveranstaltung
- Catering
- Face2Face Dialoge mit Rednern/Teilnehmern möglich
- bessere Brand-Awarness, intensiveres Erlebnis
- Entertainmentfaktor
- direktes Feedback (Applaus, Stimmung)
Stefan Lohmann: Wie schätzen Sie die zukünftige Entwicklung ein?
Sven Fenger: Bezogen auf Hauptversammlungen wird der Trend differenziert (große/kleine Gesellschaften) in Richtung deutlich mehr virtueller Events gehen. Sobald die technischen Möglichkeiten vollständig gegeben sind, sehen wir auch große Chancen für hybride Events.
Stefan Lohmann: Welche Chancen sehen Sie?
Sven Fenger: Stakeholder deutlich intensiver involvieren (Dialoge ermöglichen, Reichweiten erhöhen), Ressourcen schonen (CO2-Vermeidung)
Stefan Lohmann: Was fehlt noch an technischen Möglichkeiten, um online Events noch besser zu machen?
Sven Fenger: Tiefere Interoperabilität/Integration der technischen Plattformen, Echtzeit-Kommunikation (Low Delay)
Stefan Lohmann: Wenn Sie technisch machen könnten was Sie wollen, was würden Sie bei online Events sofort einführen?
Sven Fenger: Video Call-In
Stefan Lohmann: Führen die jetzigen Erfahrungen und Weiterentwicklungen dazu, dass es nach Corona nur noch online Hauptversammlungen geben wird?
Sven Fenger: Nein. Wir antizipieren einen deutlichen Shift in Richtung online/virtuell, ergänzend dazu und abhängig von den technischen Möglichkeiten werden hybride Events an größere Bedeutung gewinnen.
Stefan Lohmann: Glauben Sie an ein Back to normal?
Sven Fenger: Nein
Stefan Lohmann Lohmann: vielen Danke für das Interview in die vielen und sehr ehrlichen Insights über digitale Lösungen und virtuelle Events.
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Stefan Lohmann – Talent Buyer & Booking Agent
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