Live Entertainment Experte Stefan Lohmann spricht mit Event Managerin Sara Pamina Bartsch über Aufgaben und Verantwortlichkeiten im onsite Event Management. Doch auch auf die Frage nach Nachhaltigkeit und die Zukunft der Eventbranche hat Sara Antworten.
Interview mit onsite Event Managerin Sara Pamina Bartsch
Was bedeutet Onsite Eventmanagement?
Stefan: Was macht eine Onsite Event Managerin?
Sara: Onsite Event Support bedeutet, dass eine professionelle Fachkraft/Eventmanager/in das Event- und Organisationsteam vor Ort unterstützt. Entweder als Teilprojektleiter/in, beim Künstler- oder Referentenmanagement, als Stagemanager/in oder im besten Fall als Projektleiter/in im Schichtsystem.
Stefan: Welche Einsatzbereiche gibt es allgemein und welche übernimmst du hauptsächlich onsite Eventmanagement?
Sara: Die Einsatzbereiche im onsite Eventmanagement sind im Speziellen Projekt- oder Teilprojektleiter/in, Künstler- und Referentenmanagement als auch Stagemanagement. All diese Aufgaben übernehme ich oder eine Person aus meinem Netzwerk/Team vor Ort auf einem Event.
Stefan: Wer sind Deine Auftraggeber: Eventagenturen oder Eventabteilungen von Firmen?
Meine Auftraggeber kommen aus allen möglichen Bereichen: Eventagenturen, Eventdienstleister wie Ausstatter, Mobiliar, Catering, örtliche Veranstalter und Marketing-Abteilungen, die Events hauptsächlich intern umsetzen.
Stefan: Was machst du im onsite Eventmanagement konkret vor Ort?
Ich übernehme die Koordination der Gewerke vor Ort und kümmere mich um einen reibungslosen Ablauf. Außerdem stehe als Ansprechpartnerin für Kunden zur Verfügung. Im Enddefekt all das, was eine „normale“ Eventmanager/in oder Projektleiter/in vor Ort auch macht. Mein Ziel: faire Arbeitszeiten auf einem Event für alle Menschen kreieren. Dafür benötigen die entsprechenden Unternehmen mehr Fachkräfte auf die sie flexibel und mit Vertrauen zugreifen können.
Eventmanager Ausbildung, Studium
Stefan: Welche Ausbildung hast du gemacht? Wie zufrieden bist du damit? Und würdest du es rückblickend genauso machen?
2009 habe ich meine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau abgeschlossen und anschließend einen Veranstaltungsfachwirt gemacht. Danach habe ich nebenberuflich noch einen Bachelor of Business and Communications absolviert.
Rückblickend betrachtet würde ich es zu 100% genauso machen, denn all die Erfahrungen haben mich zu dem Menschen gemacht, der ich heute bin und ich bin sehr zufrieden wie ich mich entschieden habe.
Eventmanager Anforderung Job
Stefan: Worin unterscheiden sich onsite Event Management Aufgaben von denen einer „normalen“ Event Managerin?
Bei On-Site geht es um die Durchführung vor Ort und nicht die Organisation und Planung vorab. Ich persönlich würde hier gar nicht zwischen Eventmanagement und on-site management differenzieren.
Es geht nicht darum komplett andere Menschen on-site als im Office einzusetzen. Für Eventplanner ist die Veranstaltung vor Ort die Belohnung und das Highlight für die monatelange Arbeit. Das sollte als Motivation nicht weggenommen werden. Bei meiner Art von on-site Support geht es darum die „normalen“ Eventmanager/innen vor Ort zu entlasten. Aus meiner persönlichen Sicht, verdienen sie es, an dem Event teilzunehmen. Es sollte eine Art Wertschätzung und Pflicht des Arbeitgebers sein, dies zu ermöglichen und Arbeitszeiten einzuhalten. Wenn unsere Branche für den Nachwuchs attraktiv bleiben will, geht das nur mit einer Balance zwischen Freizeit und Beruf. Es geht hier um die langfristige soziale und gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen im Sinne eines nachhaltigen Wirtschaftens.
Stefan: Wie funktioniert die Übergabe wenn du nicht bei der Gesamtplanung involviert warst?
In der Theorie ist eine Übergabe via Videocall, Telefonat, persönliches Gespräch oder ein schriftliches Briefing möglich. Hier stelle ich mich voll und ganz auf die Bedürfnisse des Kunden ein. In der Praxis erhalte ich ein schriftliches (Kurz-)briefing mit allen relevanten Informationen und ein mündliches Briefing vor Ort.
Stefan: Welche Schwierigkeiten oder auch Möglichkeiten zur Verbesserung siehst du bei der Eventumsetzung in Bezug auf onsite Event Management?
Durch das Arbeiten im Schichtsystem wird die Krankheitsrate nach Events verringert. Die Erschöpfungsrate gesenkt und die Mitarbeiter sind langfristig motivierter, produktiver und zufriedener. Die Herausforderung im on-site Eventmanagement ist, Vertrauen aufzubauen, Kontrolle beim Event abgeben zu lernen und auch mal abschalten zu wollen. Das wir Eventmanager/innen lernen auf unsere eigenen Bedürfnisse zu achten, zu hören und diese wahrnehmen.
Stefan: Du setzt dich stark für Themen wie Gleichberechtigung, Burn Out Prävention, Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und Umgang mit Mitarbeitern ein. Alles Bereiche, die zum Thema Nachhaltigkeit gehören. Wie bist du dazu gekommen? Warum engagierst du dich in dem Bereich?
Als Kind habe ich zu meiner Mutter gesagt, dass ich niemals so viel arbeiten werde wie sie. Danach habe ich genau das gemacht. Mit meiner Entscheidung für die Eventbranche schienen die Würfel gefallen. Doch von Anfang an stelle ich mir die Frage: wieso sind wir der Meinung so unfassbar viel Arbeiten zu müssen?
Mein Engagement entstand somit aus meinen Erfahrungen. Wie diese aussehen, kann sich jeder in meinem Podcast DIE EVENTREVOLUTION anhören. Wir können uns alle das Leben kreieren, was wir uns in unseren schönsten Träumen vorstellen. Denn es besteht aus vielen Lebensbereichen, die alle gelebt werden wollen.
Ausblick in die Zukunft
Stefan: Siehst du positive Entwicklungen?
Ja, es gibt Unternehmen, die sich in Hochphasen Unterstützung holen und offen und ehrlich intern kommunizieren. Häufig setzen sie on-site management noch projektbezogen ein, doch mehr und mehr situationsbedingt oder bei der Personalplanung bei Events.
Stefan: Was müsste sich deiner Meinung nach ändern und wie ließe sich das umsetzen?
Es bedarf nach einem Bewusstwerden über sich selbst und den eigenen Zielen im Leben. Das gilt für Angestellte als auch für Geschäftsführer und Vorgesetzte. Wie will ich leben? Was will ich für ein Vorbild sein und wonach strebe ich im Leben? Wirtschafte ich für mein Wohl oder das aller Menschen in meiner Umgebung? Dies bringt uns auch wieder zur Fürsorgepflicht jedes Arbeitgebers.
Stefan: Wie schätzt du die Auswirkungen der Corona-Krise und die Entwicklung hin zu Online-Veranstaltungen ein?
Stillstand ist eine große Herausforderung für unsere Branche und all die Menschen in einer Leistungsgesellschaft. Aber die Corona Krise ist eine unfassbare Chance sich neu zu erfinden. Neu zu denken und alles auf den Kopf zu stellen. Wir dürfen alles was wir bisher gemacht haben komplett hinterfragen und uns vor allem die Zeit dafür nehmen. Wir lernen aktuell wie wichtig es ist, sich Ruhezeiten und Reflektionsraum zu gönnen und zu entspannen.
Gleichzeitig verfällt die Branche teilweise extrem in alte Muster. Blinder Aktivismus, schnelle Umsetzung von online Events, noch höherer Workload und noch mehr Erschöpfung. Doch zu welchem Preis? Zum Preis der eigenen Gesundheit, welche gerade durch die Corona Pandemie doch zu schützen ist.
Stefan: Hat sich dein Aufgabenbereich als onsite Event Management geändert und wenn, wie?
Mein On-site management Support hat sich mit der Umstellung von live auf virtuell auf jeden Fall verändert. Aktuell unterstütze ich vor Ort bei digitalen Events als Team und Teilnehmer Support. Ich betreue den Teilnehmerchat, begrüße die Gäste, leite Technik-Checks mit den Teilnehmern und arbeite komplett digital auf einem Event. Hierbei durfte ich lernen, dass die digitale Erschöpfung noch härter ist als eine Post-Event-Depression. Das Pensum was wir vorher gefahren sind, ist digital kaum umsetzbar – außer wieder auf Kosten unserer Gesundheit.
Stefan: Worauf müssen sich das Event Management grundsätzlich jetzt einstellen? Wie kann eine Fortbildung aussehen, um für die neuen Anforderungen gut gerüstet zu sein?
Jeder darf sich jetzt die Zeit nehmen auf die eigenen Bedürfnisse zu hören. Dementsprechend seinen Tagesablauf und sein Leben kreieren. Es kommt immer mal was dazwischen und dafür benötigen wir Freiraum. Freiraum im Kopf, im Kalender und zu Hause.
Um sich weiterzubilden und auf die neuen Anforderungen einzustellen, sollten wir vor allem lernen offen und ehrlich zu kommunizieren. Außerdem die eigenen Stärken kennen und auszubauen. Diese sind für jeden Eventmanager*in ganz individuell.
Stefan: Welche Möglichkeiten siehst du aktuell für Event Manager*innen nach der Corona-Krise?
Wir dürfen Events neu erfinden, denken und vor allem mutig sein. Es ist eine wundervolle Chance, die wir ergreifen sollten. Events werden nach Corona anders aussehen. Was wir in der Krise bezüglich online Events gelernt haben, wird auch danach eingesetzt. Veranstaltungen werden hybrider und weitere Online-Vorteile wie Interaktivität und Vernetzungsmöglichkeiten lassen sich positiv nutzen.
Wer den Bereich Digitalisierung schon länger beobachtet, dem war klar, dass es zu einem gewissen Zeitpunkt eintreten wird. Corona hat das Ganze aktuell maßiv und mit einer Wucht beschleunigt, mit der keiner gerechnet hat. Events sind dafür da den Austausch in einem Netzwerk, einer Community oder zwischenmenschlich zu stärken. Das Verkaufen, die Werbung und der Wissenstransfer wird mehr und mehr online stattfinden. Vor allem weil der Faktor Zeit so wichtig ist. Jeder will mehr und mehr unabhängig seine Zeit planen und verbringen. Gleichzeitig wird es eine große Online-Gegenbewegung geben. Die Fragen hierbei sind für jeden Einzelnen, wo siehst du dich? Was bereitet dir Freude und Leichtigkeit? Und egal wie die Antwort lautet: Alles ist okay.
Vielen Dank für das interessante Interview. Sie wollen mehr über Sara und ihrem Podcast erfahren? Hier geht’s zu ihrer Website: https://www.sarapamina.com/
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Stefan Lohmann – Talent Buyer & Booking Agent
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